Requesting documents in Puerto Rico: fifteen days to respond, and produce them as they are keptSolicitar documentos en Puerto Rico: quince días para responder y producirlos como se guardan
Puerto Rico procedure · Last verified August 17, 2026Procedimiento de Puerto Rico · Última verificación 17 de agosto de 2026
The document request looks like its federal cousin until you check the calendar. Fifteen days, not thirty. That single number changes how a Puerto Rico case is run, and it is the deadline most often missed by lawyers arriving from federal practice.
What you can ask for
P.R. R. Civ. P. 31.1 describes two different requests in one sentence each.
In addition to the right to seek the production of any document or thing for inspection in connection with an examination under Rule 27, or interrogatories under Rule 30, a party may, pursuant to Rule 23.2, serve on any other party a request: (1) to produce and permit the inspection, copying or photographing, by or on behalf the party making the request, of any designated documents, papers, electronically stored information translated, if necessary, into reasonably usable form for the requestor, books, accounts, letters, photographs, objects or tangible things, not privileged, which constitute or contain evidence relating to any of the matters within the scope of the examination permitted by Rule 23.1 and that are in the possession, custody or control of the party upon whom the request is served; or (2) to permit entry upon designated land or other property in the possession or control of the party upon whom the request is served for the purpose of inspecting, measuring, surveying, or photographing the property or any designated object or operation thereon, within the scope of Rule 23.1.
Two boundaries are built into the text. The request runs to a party, not to a stranger — a non-party's documents come by subpoena under Rule 40. And the material must be not privileged and within the scope of Rule 23.1, discussed in discovery scope and limits.
The request itself has to be specific:
The request shall specify the date, time, place, and manner of making the inspection and taking the photographs and copies, and may prescribe such terms and conditions as are just.
When you may serve it, and the fifteen days
Rule 31.2 carries the timing on both ends.
The request may, without leave of court, be served upon the plaintiff after commencement of the action and upon any other party after the thirty (30) day term following the date of service has elapsed. If the defendant begins to conduct any kind of discovery within the aforementioned term, such limitation shall not apply. The request shall describe with reasonable particularity the items to be inspected and specify a reasonable date, time, place, and manner therefor, according to reasonability criteria.
Then the deadline that matters:
The party upon whom the request is served shall serve a response upon the requesting party within fifteen (15) days. The response shall state, with respect to each item designated in the request, that inspection will be permitted as requested, unless the request is objected to, in which event the reasons for objection shall be stated.
Fifteen days. Item by item. Either you are permitting the inspection or you are stating your reasons.
If the response does not arrive, or does not do its job:
The party requesting the inspection may move for an order under Rule 34.2 with respect to any objection to or other failure to respond adequately to the request or to any part thereof, or to any failure to permit inspection as requested.
That motion carries the certification requirement described in the motion to compel.
How documents must be produced
The party who produces documents for inspection shall produce them as they are kept in the usual course of business, and may only organize and label them to correspond with the categories in the demand.
Read the two halves together. The federal rule offers a choice — produce as kept, or organize and label to match the categories. Rule 31.2 states the first as the obligation and the second as the only permitted alteration. Producing a curated stack that does not reflect how the files are actually kept is not an option the rule offers.
For electronic material:
If the request requires the production of electronically stored information, the responding party shall produce such information in the manner in which it is usually kept or in a reasonably usable form. A party who has electronically stored information in more than one form need only produce such information in one form.
Withholding for privilege
Rule 23.3(a) is Puerto Rico's privilege-log rule, and it asks for one thing more than the federal version.
When a party withholds information required by claiming that it is privileged or subject to protection as trial preparation material, the party shall make and support the claim expressly and describe the nature of the documents, communications, or things not produced or disclosed in a manner that, without revealing information itself privileged, will enable other parties to assess the applicability of the privilege or protection and state their position on the same.
The description must be good enough not only to let the other side evaluate the claim but to let them state their position on it. A log that lists dates and authors without saying what kind of document each entry is does not meet that standard.
When something privileged goes out by mistake
Rule 23.3(b) is a clawback procedure written into the rules themselves.
If information inadvertently produced in discovery is subject to a claim of privilege or protection, the party making the claim shall notify the party that received the information of the claim and the basis for it. After being notified, the receiving party must promptly return, sequester, or destroy the specified information and any copies thereof, and may not use or disclose the information until the claim is resolved. The receiving party may promptly present the information to the court under seal for a determination of the claim. If the receiving party had disclosed the information before being notified, it must take reasonable steps to retrieve it. The producing party must preserve the information until the claim is resolved.
Five obligations, and they are worth separating. The producing party notifies and states a basis. The receiving party returns, sequesters or destroys — and stops using it. The receiving party may take the question to the court under seal. Anything already passed on must be chased down. And the producing party must keep the original until the fight is over.
Order of discovery
Rule 23.4 removes a delay tactic.
Methods of discovery may be used in any sequence. The fact that a party is conducting discovery by any method shall not operate to delay or postpone any other party's discovery, unless the Court, upon motion by a party, for the convenience of parties and witnesses and in the interest of justice, orders otherwise.
Nobody has to wait their turn. "We will answer after you finish your depositions" is not a position the rules support.
How Puerto Rico compares to the federal rules
| Puerto Rico | Federal | |
|---|---|---|
| Time to respond | 15 days | 30 days |
| When the plaintiff may be served | immediately after the action begins | after the parties' discovery conference |
| When other parties may be served | 30 days after service of process, unless the defendant starts first | after the parties' discovery conference |
| Particularity of the request | reasonable particularity | reasonable particularity |
| Response format | item by item: permitted, or reasons for objection | item by item: permitted, or objection with reasons |
| Must state whether responsive material is withheld | not required by the rule | required |
| Production format for documents | as kept in the usual course; labeling is the only alteration allowed | as kept, or organized and labeled to match the categories |
| Electronically stored information | usual form or reasonably usable form; one form only | as ordinarily maintained or in a reasonably usable form; one form only |
| Entry on land | inspect, measure, survey, photograph | inspect, measure, survey, photograph, test, sample |
| Non-parties | by subpoena under Rule 40 | by subpoena under Rule 45 |
| Privilege log | describe so others can assess and state their position | describe so others can assess |
| Inadvertent production | return, sequester or destroy; court may decide under seal | return, sequester or destroy; court may decide |
| Sequence of discovery | any sequence; no method delays another | any sequence; no method delays another |
Two rows deserve a note in the file. Fifteen days is the shortest response period in the discovery chapters, and it is not extended merely because the request is broad. And the production-format sentence is narrower than the federal one: usual course is the rule, not one of two options.
A short checklist
- Diary fifteen days the day a request arrives, and calendar the objections you intend to make.
- Answer item by item. A global response does not satisfy the rule.
- Serve on parties only. For anyone else, use a subpoena under Rule 40.
- Specify date, time, place and manner in the request — it is a requirement, not a courtesy.
- Produce as the files are kept. Reorganising the production is not one of your choices.
- Choose one form for electronic material and say so.
- Log what you withhold in enough detail that the other side can take a position.
- If something privileged escapes, notify at once and state the basis; if you receive it, stop using it and consider the sealed route to the court.
- Do not wait your turn. Discovery methods run in any order.
Where these rules live
- P.R. R. Civ. P. 23.1 — Scope of discovery
- P.R. R. Civ. P. 23.2 — Limitations and protective orders
- P.R. R. Civ. P. 23.3 — Claim of privilege
- P.R. R. Civ. P. 23.4 — Manner of conducting discovery
- P.R. R. Civ. P. 31.1 — Scope
- P.R. R. Civ. P. 31.2 — Procedure
- P.R. R. Civ. P. 34.2 — Motion for order compelling discovery
La solicitud de documentos se parece a su prima federal hasta que uno mira el calendario. Quince días, no treinta. Ese solo número cambia cómo se lleva un caso en Puerto Rico, y es el término que más se le escapa a quien llega de la práctica federal.
Qué se puede pedir
La Regla 31.1 describe dos solicitudes distintas, cada una en una oración.
Además de tener derecho a que se produzca cualquier documento o cosa para ser inspeccionado con relación a un examen bajo la Regla 27, o interrogatorios bajo la Regla 30, una parte podrá notificar a otra, sujeto a lo dispuesto en la Regla 23.2, una solicitud para que: (1) produzca y permita inspeccionar, copiar o fotografiar, por o a nombre de la parte promovente, determinados documentos, papeles, información almacenada electrónicamente convertida en información comprensible, de ser necesario, para el que la solicite, libros, cuentas, cartas, fotografías, objetos o cosas tangibles, de naturaleza no privilegiada, que constituyan o contengan evidencia relacionada con cualquiera de las materias que estén dentro del alcance del examen permitido por la Regla 23.1 y que estén en o bajo su posesión, custodia o dominio, o (2) permita la entrada en terreno designado u otra propiedad en su posesión o bajo su dominio, con el propósito de inspeccionar, medir, mensurar o tomar fotografías de la propiedad o de cualquier objeto u operación que se esté realizando en ésta dentro del alcance permitido por la Regla 23.1.
El texto trae dos límites incorporados. La solicitud se dirige a una parte, no a un tercero: los documentos de quien no es parte llegan por citación bajo la Regla 40. Y la materia debe ser no privilegiada y estar dentro del alcance de la Regla 23.1, que se explica en alcance y límites del descubrimiento.
La solicitud misma tiene que ser específica:
La solicitud especificará la fecha, la hora, el lugar y el modo de hacer la inspección, tomar las fotografías y hacer las copias, y podrá prescribir los términos y las condiciones que se estimen justos para ello.
Cuándo se notifica, y los quince días
La Regla 31.2 carga con el calendario por los dos extremos.
La solicitud será notificada a la parte demandante, sin el permiso del tribunal, luego de comenzado el pleito, y a cualquier otra parte en cualquier momento luego de transcurrido el término de los treinta (30) días siguientes a la fecha de su emplazamiento. Si la parte demandada inicia cualquier tipo de descubrimiento dentro del referido plazo, dicha limitación no será de aplicación. La solicitud expresará los objetos a ser inspeccionados, los cuales serán descritos con razonable particularidad, y especificará la fecha, la hora, el sitio y la manera, siguiendo criterios de razonabilidad.
Y luego el término que importa:
La parte que reciba tal solicitud deberá responder a la parte que la formula dentro del término de quince (15) días. En la respuesta se expresará, con respecto a cada objeto especificado en la solicitud, que se permitirá la inspección a menos que ésta se objete, en cuyo caso se deberán exponer las razones para la objeción.
Quince días. Objeto por objeto. O permite la inspección o expone sus razones.
Si la respuesta no llega, o no hace su trabajo:
La parte que solicita la inspección puede solicitar una orden bajo la Regla 34.2 sobre cualquier reparo u objeción presentado por la parte promovida o en relación con cualquier falta de respuesta adecuada a la solicitud o a parte de ella, así como a cualquier negativa a permitir la inspección solicitada.
Esa moción lleva la certificación descrita en la moción para compeler.
Cómo hay que producir los documentos
La parte que produce los documentos deberá presentarlos tal y como se mantiene en el curso ordinario de los negocios, pudiendo solamente organizarlos e identificarlos para que correspondan con cada objeto especificado en la solicitud.
Lea las dos mitades juntas. La regla federal ofrece una alternativa: producir como se guardan o organizar e identificar según las categorías. La Regla 31.2 pone lo primero como obligación y lo segundo como la única alteración permitida. Entregar un legajo curado que no refleja cómo se guardan los archivos no es una opción que la regla ofrezca.
Para el material electrónico:
En caso de que la solicitud requiera información almacenada electrónicamente, la parte requerida podrá producir la información en la forma o formas en que ordinariamente son mantenidas o en la forma o formas que se pueda usar o comprender razonablemente. La parte que tenga la información almacenada electrónicamente en más de una forma sólo la producirá en una de dichas formas.
Retener por privilegio
La Regla 23.3(a) es la regla puertorriqueña del registro de privilegios, y pide una cosa más que la federal.
Cuando una parte retiene información requerida, reclamando que es materia privilegiada o protegida en contemplación de la preparación para el juicio, deberá hacer su reclamo de manera expresa y fundamentada especificando la naturaleza de los documentos, de las comunicaciones o de los objetos no producidos o revelados, de forma que, sin revelar información privilegiada, las demás partes puedan evaluar la aplicabilidad del privilegio o protección, y expresarse sobre éstos.
La descripción tiene que alcanzar no solo para que la otra parte evalúe el reclamo, sino para que pueda expresarse sobre él. Un registro que enumera fechas y autores sin decir de qué tipo de documento se trata no cumple ese criterio.
Cuando algo privilegiado sale por error
La Regla 23.3(b) es un procedimiento de recuperación escrito en las propias reglas.
Cuando una parte produce información inadvertidamente durante el descubrimiento de prueba que sea objeto de un reclamo de privilegio o de protección, la parte promovente del reclamo notificará a la parte que la recibió su reclamo y los fundamentos. Al ser notificada, la parte deberá devolver la información inmediatamente, retenerla o destruirla, así como cualquier copia que tenga, y no podrá utilizarla ni divulgarla hasta que el reclamo sea resuelto. La parte promovida podrá presentar inmediatamente la información al tribunal en un sobre sellado para la adjudicación del reclamo. Si la parte promovida hubiese divulgado la información antes de recibir el reclamo, deberá tomar las medidas razonables correspondientes para recuperar la información. La parte que produjo la información deberá preservarla hasta que el reclamo sea adjudicado.
Cinco obligaciones que conviene separar. Quien produjo notifica y fundamenta. Quien recibió devuelve, retiene o destruye, y deja de usarla. Quien recibió puede llevar la cuestión al tribunal en sobre sellado. Lo que ya se divulgó hay que perseguirlo. Y quien produjo conserva el original hasta que se resuelva.
El orden del descubrimiento
La Regla 23.4 elimina una táctica dilatoria.
Los métodos de descubrimiento de prueba podrán ser utilizados en cualquier orden. El hecho de que una parte esté llevando a cabo un descubrimiento por cualquier método no tendrá el efecto de dilatar o posponer el descubrimiento de cualquier otra parte, a menos que el Tribunal, a solicitud de parte, y para conveniencia de éstas y las personas testigos, y en interés de la justicia, ordene lo contrario.
Nadie tiene que esperar su turno. "Contestaremos cuando usted termine sus deposiciones" no es una posición que las reglas sostengan.
Cómo se compara Puerto Rico con las reglas federales
| Puerto Rico | Federal | |
|---|---|---|
| Término para responder | 15 días | 30 días |
| Cuándo se notifica a la demandante | apenas comienza el pleito | después de la conferencia de descubrimiento |
| Cuándo a las demás partes | 30 días desde el emplazamiento, salvo que la demandada empiece antes | después de la conferencia de descubrimiento |
| Particularidad de la solicitud | razonable particularidad | razonable particularidad |
| Formato de la respuesta | objeto por objeto: se permite, o razones de la objeción | punto por punto: se permite, u objeción fundamentada |
| Hay que decir si se retiene material | la regla no lo exige | se exige |
| Formato de producción de documentos | como se guardan; identificar es la única alteración permitida | como se guardan, u organizados según las categorías |
| Información almacenada electrónicamente | forma ordinaria o razonablemente comprensible; una sola forma | como se mantiene o en forma razonablemente utilizable; una sola forma |
| Entrada en terreno | inspeccionar, medir, mensurar, fotografiar | inspeccionar, medir, mensurar, fotografiar, probar, muestrear |
| Terceros | por citación bajo la Regla 40 | por citación bajo la Regla 45 |
| Registro de privilegios | describir para que otros evalúen y se expresen | describir para que otros evalúen |
| Producción inadvertida | devolver, retener o destruir; el tribunal decide bajo sello | devolver, retener o destruir; el tribunal decide |
| Orden del descubrimiento | cualquier orden; ningún método atrasa a otro | cualquier orden; ningún método atrasa a otro |
Dos filas merecen una nota en el expediente. Quince días es el término de respuesta más corto de los capítulos de descubrimiento, y no se alarga solo porque la solicitud sea amplia. Y la oración sobre el formato de producción es más estrecha que la federal: el curso ordinario es la regla, no una de dos opciones.
Una lista breve
- Anote quince días el mismo día que llega la solicitud, y planifique las objeciones.
- Responda objeto por objeto. Una respuesta global no cumple con la regla.
- Notifique solo a partes. Para cualquier otra persona, use una citación bajo la Regla 40.
- Especifique fecha, hora, lugar y modo en la solicitud: es requisito, no cortesía.
- Produzca como se guardan los archivos. Reorganizar la producción no es una de sus opciones.
- Escoja una sola forma para el material electrónico y dígalo.
- Registre lo que retiene con detalle suficiente para que la otra parte pueda expresarse.
- Si algo privilegiado se escapa, notifique de inmediato y fundamente; si lo recibe, deje de usarlo y considere la vía del sobre sellado.
- No espere su turno. Los métodos de descubrimiento corren en cualquier orden.