Rule 13. Central Document DepositoryRegla 13. Depósito central de documentos
Rules for Complex Civil Litigation · adopted 1999 · as amended December 29, 2006Reglas para Casos Civiles de Litigación Compleja · adoptadas en 1999 · según enmendadas el 29 de diciembre de 2006
In one sentenceEn una oraciónWhen the documents are voluminous, the judge can set up a central depository — with a photocopier, an access log, and nothing leaving without a court order.Cuando los documentos son voluminosos el juez puede establecer un depósito central, con fotocopiadora, registro de acceso y nada saliendo sin orden del tribunal.
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The designated judge, with the consent of counsel for the parties or of the Steering Committees, may establish, should he or she deem it necessary, a central document depository, if the documents are voluminous.
The court may designate the location or locations it deems appropriate for this purpose, including the possibility of establishing separate depositories. A photocopier must be available at each depository for the use of counsel and their employees or assistants.
A party that produces documents on the formal or informal request of another party shall file them in the pertinent depository in sequential order according to the document number. The documents must be organized in duly identified groups or categories. Documents that cannot be organized as described above must be organized in the best possible manner.
Counsel for the parties and their authorized staff must have reasonable access during business hours to any document filed in the established depository or depositories, and may inspect and copy the documents that they are interested in at their expense. Counsel shall keep an updated log of all persons who enter the depository, and no document may be removed from the depository except by order of the court.
Access to the document depository or depositories is subject to the limitations and requirements of the court order or orders protecting the documents and information classified as confidential.
The court, at its discretion, may impose on the parties the financial burden of establishing and managing the central document depository.
La jueza designada o el juez designado, con la anuencia de los abogados o las abogadas de las partes o de los comités timón, podrá establecer, de considerarlo necesario, un depósito central de los documentos relacionados con los casos, de ser éstos voluminosos.
El tribunal podrá designar el lugar o los lugares que considere apropiado para tales propósitos, incluyendo la posibilidad de establecer depósitos por separado. Cada depósito tendrá una máquina fotocopiadora disponible para el uso de los abogados y las abogadas y sus empleados o ayudantes.
La parte que produzca documentos a requerimiento de otra, bien sea por solicitudes formales o informales, deberá archivarlos en el depósito correspondiente, en secuencia, según el número que le corresponda. Los documentos serán organizados en grupos o categorías debidamente identificados. Los documentos que no puedan ser organizados de la manera antes descrita, deberán ser ordenados en la mejor forma posible.
Los abogados o las abogadas de las partes y su personal autorizado tendrán acceso razonable durante horas laborables a cualquier documento archivado en el depósito o los depósitos que así se dispongan. Éstos podrán inspeccionar y obtener duplicados de los documentos que así interesen con la obligación de sufragar los gastos que se incurran en la reproducción. Será deber de los abogados y las abogadas el mantener un registro actualizado de todas las personas que tengan acceso al depósito, y no se podrá retirar documento alguno, salvo por orden del tribunal.
El acceso al depósito o a los depósitos de documentos estará sujeto a los límites y requisitos de la orden o las órdenes protectoras que el tribunal emita con respecto a los documentos e información clasificada como confidencial.
El tribunal, en el ejercicio de su discreción, podrá imponer a las partes la carga económica que represente el establecer y administrar el depósito central de documentos.
What this rule doesQué hace esta regla
When it can be created. The designated judge, with the consent of counsel for the parties or of the Steering Committees, may establish one should he or she deem it necessary, if the documents are voluminous. Consent is required — this is one of the few powers in these rules the judge does not hold alone.
Where. Any location or locations the court deems appropriate, including separate depositories. A photocopier must be available at each for counsel and their staff.
How documents go in. A party producing documents on formal or informal request files them in the depository in sequential order according to the document number, organized in duly identified groups or categories. Anything that cannot be organized that way must be organized in the best possible manner.
How they come out. Counsel and their authorized staff have reasonable access during business hours and may inspect and copy at their own expense. Counsel shall keep an updated log of all persons who enter, and no document may be removed except by order of the court.
Confidentiality still governs. Access is subject to the limitations and requirements of any court order protecting documents and information classified as confidential — the protective orders Rule 12(a)(1)(E) puts on the Initial Conference agenda.
And someone pays. The court, at its discretion, may impose on the parties the financial burden of establishing and managing the depository.
Cuándo puede crearse. El juez designado, con la anuencia de los abogados de las partes o de los comités timón, puede establecerlo de considerarlo necesario, si los documentos son voluminosos. La anuencia es requisito: es una de las pocas facultades de estas reglas que el juez no ejerce solo.
Dónde. En el lugar o los lugares que el tribunal estime apropiados, incluida la posibilidad de depósitos separados. Cada uno tendrá una fotocopiadora disponible para los abogados y su personal.
Cómo entran los documentos. La parte que los produzca a requerimiento formal o informal los archiva en el depósito en secuencia según el número que le corresponda, organizados en grupos o categorías debidamente identificados. Lo que no pueda organizarse así se ordenará en la mejor forma posible.
Cómo salen. Los abogados y su personal autorizado tienen acceso razonable durante horas laborables y pueden inspeccionar y duplicar sufragando los gastos. Es deber de los abogados mantener un registro actualizado de todas las personas que accedan, y no se podrá retirar documento alguno salvo por orden del tribunal.
La confidencialidad sigue rigiendo. El acceso queda sujeto a los límites y requisitos de las órdenes protectoras del tribunal sobre documentos e información clasificada como confidencial, las que la Regla 12(a)(1)(E) pone en la agenda de la Conferencia Inicial.
Y alguien paga. El tribunal, en el ejercicio de su discreción, puede imponer a las partes la carga económica de establecerlo y administrarlo.
Common questionsPreguntas frecuentes
When can a central document depository be established?¿Cuándo puede establecerse un depósito central?
When the documents are voluminous, if the designated judge deems it necessary and counsel or the Steering Committees consent.Cuando los documentos son voluminosos, si el juez designado lo considera necesario y hay anuencia de los abogados o de los comités timón.
Can there be more than one?¿Puede haber más de uno?
Yes. The court may designate separate depositories.Sí. El tribunal puede designar depósitos separados.
How must documents be filed there?¿Cómo se archivan los documentos?
In sequential order by document number, organized in duly identified groups or categories.En secuencia según su número, organizados en grupos o categorías debidamente identificados.
Who can access it?¿Quién puede acceder?
Counsel for the parties and their authorized staff, during business hours, subject to any confidentiality orders.Los abogados de las partes y su personal autorizado, en horas laborables y sujeto a las órdenes de confidencialidad.
Can documents be taken out?¿Pueden sacarse documentos?
No document may be removed from the depository except by order of the court.No se podrá retirar documento alguno salvo por orden del tribunal.
Who pays for it?¿Quién lo paga?
The court may, at its discretion, impose the financial burden on the parties.El tribunal puede, discrecionalmente, imponer la carga económica a las partes.
Source
Reproduced from the Secretariado de la Conferencia Judicial y Notarial, Tribunal Supremo de Puerto Rico, adopted 1999-06-30 and amended December 29, 2006. Verified against the official text.
Reproducido de las Reglas para Casos Civiles de Litigación Compleja, adoptadas el 30 de junio de 1999 y enmendadas el 29 de diciembre de 2006, según las publica el Secretariado de la Conferencia Judicial y Notarial, Tribunal Supremo de Puerto Rico. Cotejado con el texto oficial.